вторник, 19 мая 2015 г.

Как успевать много

Logo Taunigma

25 часов в сутки


Как успевать много

Уважаемая Вера,
Императорский Царскосельский лицей, в котором учился Александр Сергеевич Пушкин, был одним из лучших в России. Программу для него разрабатывали ведущие специалисты в области науки и педагогики. Шесть лет обучения приравнивались к университетскому образованию и давали право на государственный чин. И за все эти шесть лет давалось не так много (по сравнению с современными учебными заведениями) предметов. Более того, никогда не изучалось более 2 дисциплин одновременно.
Ритм современной жизни диктует совершенно другие условия – детей приучают с самого маленького возраста к постоянной многозадачности – 8 уроков в школе, 5 спаренных лекций в университете – и все это за один день! Ни один лицеист бы не справился с тем, что легко успевает пятиклашка.
Двигаясь по карьерной лестнице, человек нередко попадает в состояние перманентного цейтнота. Необходимость успевать все больше и больше, быть более продуктивным, получать более высокие результаты превращается в постоянную острую нехватку времени.

Успех компании в целом зависит непосредственно от личной эффективности каждого сотрудника. Но о какой эффективности может идти речь при лавине дел и хронической усталости? Очевиден только один выход из ситуации: повышение собственной продуктивности через управление временем.

Все успешные люди очень продуктивны. И речь совершенно не обязательно идет об огромном количестве времени, затраченном на работу. Руководители, которые буквально живут в офисе, зачастую малоэффективны и слишком много времени тратят впустую. Либо чрезмерно экономят на профессиональных сотрудниках и вынуждены большую часть работы брать на себя. Неумение управлять собственным временем сильно мешает достигать результатов и побеждать. Так где же взять этот дополнительный, 25 час в сутки?
Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Достичь этого помогает планирование. И тут есть один нюанс – многие предпочитают продумать список дел и расставить приоритеты в уме, по дороге на работу или за завтраком. Нам кажется, что наоборот, так несколько дел делаются одновременно. Но это совсем не так.
То, что нужно для планирования – отдельно отведенное время, блокнот и ручка. Думать нужно обязательно на бумаге. Питер Ф. Друкер писал:«Полагаясь на память, мы не замечаем, на что расходуем время». И он прав. Сколько всего будет забыто или упущено при планировании «на ходу»!
Как только вы создадите список необходимых дел, ваша производительность увеличится на 25%. Работа со списком должна продолжаться в течение всего дня. При появлении нового дела, его необходимо внести в существующий перечень с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Ну и, конечно же, вычеркивайте то, что выполнили – дополнительная удовлетворенность собой не помешает.
Еще один немаловажный момент – отводить каждой задаче фиксированный срок. Не просто «надо сделать», а «закончить к…». При необходимости – разбивайте дело на несколько «подзадач» и уже им выставляйте дедлайн.
Наконец, в основе грамотного управления временем лежит сосредоточенность и целенаправленность. Делайте что-то одно и до конца, стараясь уложиться в отведенный промежуток времени. Не принимайтесь за новое дело, не закончив предыдущего. Бросая задачу и возвращаясь к ней снова, вы раз в пять снижаете собственную эффективность. Помните, что Моцарт без проблем работал над 5-6 произведениями одновременно, и все они оказывались шедеврами. Но это – исключение из правил, особый талант. Не стоит проверять на собственной нервной системе свои способности к авральной многозадачности.
Но если все же ваш перечень дел похож на список приглашенных на королевскую свадьбу, воспользуйтесь одним из приведенных ниже методов и преуспейте:
1. Метод принудительной эффективности.
Для кого: для любителей откладывать на последний момент и хвататься на все сразу, когда он наступает.
Основная идея: на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.
Как: разделите дела на 4 группы:
  • Срочные и важные;
  • Важные, но не срочные;
  • Срочные, но не важные;
  • Не срочные и не важные.
Теперь вычеркните и забудьте про то, что попало в четверную категорию.
То, что вы отнесли к первому пункту – это срочные и важные задачи. Их откладывание создаст ненужные проблемы, поэтому принимайтесь за них немедленно. Конечно же, не забывая о принципе последовательности: «не браться за новое, не завершив предыдущего».
Задачи из второй категории можно отложить. Но не откладывайте их постоянно – лучше определите для них временной резерв в своем органайзере. Теперь смело забудьте о них до наступления их очереди.
Третья категория дел – это балласт. Срочно и не важно – выполнение таких задач мало скажется на вашем успехе и общей продуктивности. Но они способны отнимать большую часть вашего временного резерва. Как с ними быть? Совсем сбросить этот балласт едва ли возможно – старайтесь перепоручать большинство таких дел и максимально сокращать их количество.
2. Метод помидора.
Для кого: для тех, кому нужно успеть очень многое за короткий промежуток времени.
Основная идея: человек способен максимально концентрироваться в течение получаса. Потом активность мозга плавно снижается.
Как: этот оригинальный способ придумал итальянский студент Франческо Чирилло. Как это часто случается во время сессий – нерадивый весь семестр парень пытался объять необъятное и подготовится к экзаменам. И это ему удалось с помощью кухонного таймера в виде помидора. Франческо заводил таймер на 25 минут, в течение которых интенсивно зубрил лекции. Потом устраивал себе пятиминутную перемену. Далее следовал второй помидор и снова небольшой перерыв. После запуска четырех помидоров студент позволял себе отдохнуть в течение 15-20 минут. Таким образом, в момент изучения, он постоянно находился в максимальной концентрации и с легкостью запоминал материал. Секрет успеха лишь в том, чтобы поставить конкретную задачу и ни на что не отвлекаться.
3. Метод лягушки.
Для кого: для тех, кто тяготится некоторыми обязанностями и игнорирует их, пока возможно.
Основная идея: если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день. Так ешьте поскорее и не вспоминайте больше об этом!
Как: «лягушками» бизнес консультанты называют самые неприятные и важные дела, которые следует сделать. Откладывая его, вы создаете лишнее эмоциональное напряжение, ведь вам приходится постоянно помнить о жабе, подыскивать оправдания и мучаться угрызениями совести. Выход один: действуйте без лишних раздумий и промедлений – просто возьмите и сделайте. Съешьте свою пучеглазую зеленую квакушку! И оцените, какой небывалый заряд бодрости на весь день вам это даст! Продвинутые «лягушатники» составляют список неприятных дел и поровну делят их по дням недели с тем, чтобы каждый день ликвидировать одно из них. Так лягушки не копятся и не становятся причиной хронического стресса.
4. Метод слона.
Для кого: для тех, кто гнется под тяжкой ношей больших задач и объемов работ.
Основная идея: когда дробишь задачу на подзадачи, она кажется не такой масштабной. Нервное напряжение уменьшается, а эффективность работы увеличивается.
Как: «слонами» в тайм-менеджменте называют глобальные задачи. Уже само это слово способно вызвать приступ паники, а проект кажется неподъемной махиной. Но если поделить его на фрагменты и начать постепенно выполнять их, думая не о деле в целом, а о том, чтобы просто выполнить эту конкретную часть, то задача постепенно решается. Это называется «съесть слона». Согласитесь, употребить целую тушу в один присест невозможно, но если поделить его на части, то со временем он сойдет на нет.
5. Метод «Маасдам».
Для кого: для нерешительных.
Основная идея: Чем сильнее «изъедена» задача, тем меньше времени уйдет на ее решение.
Как: маасдам – дырчатый сыр. Если вы никак не можете подступиться к какому-то делу, вас одолевает лень и отсутствие морального пинка, сделайте в нем «дырку», выполнив част работ. Причем, в отличие от последовательного «употребления в пищу слона», делать «дырки» можно в произвольном порядке. Начните с тех пунктов, к которым сегодня лежит душа. Строгая последовательность необязательна: главное – ежедневно делать «дырки». Этот метод хорош для раскачки. Втянувшись, люди начинают работать более последовательно уже со «слоном».
6. Метод мусорной корзины.
Для кого: для слишком совестливых и обязательных, но при этом не слишком организованных натур.
Основная идея: избавляясь от мусора на столе и в списке дел, а также используя чаще слово «нет» можно серьезно повысить собственную продуктивность.
Как: корзина для мусора – один из самых эффективных инструментов управления временем. Прежде всего, выработайте привычку работать за чистым столом. Своевременно разобранные бумаги, выброс ненужного и порядок сэкономят массу времени. Когда стол будет чистым, а документы упорядочены, идите дальше и отметьте для себя занятия, которые являются пожирателями вашего времени. Их также необходимо отправить в мусорную корзину, пусть и виртуальную. Болтовня с коллегами, чтение форумов, пятая чашечка кофе перед тем, как «начать» – все это мешает вам быть эффективным. Вежливое «нет» экономит неожиданно много времени и сил. Учитесь отказывать тем задачам, которые не входят в список ваших приоритетов и требуют прервать собственную работу. Отказывайте так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а конкретную просьбу. Не бойтесь показаться бестактным. Помогайте, когда чувствуете в себе силы и когда есть возможность, а не за счет своих интересов.
Таким образом, вам остается только найти лучший метод для себя и управиться скорее.
Помните – жизнь одна, и действительно преступление проводить ее только в офисе. Важно сохранять равновесие, следя за количеством времени дома и его качеством на работе.
Жизнь должна быть интересной и насыщенной, следите за тем, чтобы быть в хорошей физической форме, высыпайтесь, всегда находите время для семьи, друзей и отдыха. А все остальное можно съесть – и помидор, и лягушку, и даже слона! Будьте эффективны! Впечатляющих результатов!
С уважением,
Команда NT.Payments (Taunigma FZE & Kiosk IT System Trading LLC)
© 2012-2014, Taunigma FZE